GDPR MEMORANDUM

Informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech subjektu údajů

5. mateřská škola Dobříš
Jeřábová 613, 263 01 Dobříš
Zastoupená: Janou Trombíkovou, ředitelkou školy
E-mail: skolka@5msdobris.cz
WEB: https://www.5msdobris.cz

vystupuje jako Správce osobních údajů (dále jen „Správce OÚ")

Informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech subjektů údajů (dále jen „Informační memorandum") slouží zejména k tomu, abyste byli informováni (i) o tom, jak shromažďujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje, (ii) o Vašich právech a možnostech jejich uplatňování, (iii) o skutečnostech, jaká opatření dělá Správce OÚ pro to, aby byly Vaše osobní údaje chráněny.

Co jsou osobní údaje a jak jsou chráněné

Ochrana fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů je základním právem. Ustanovení čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy o fungování Evropské unie přiznávají každému právo na ochranu osobních údajů, které se jej týkají. Zpracování osobních údajů fyzických osob („občanů", „subjektů údajů") v rámci Správce OÚ je prováděno ve prospěch těchto osob. Právo na ochranu osobních údajů však není právem absolutním; musí být posuzováno v souvislosti se svou funkcí ve společnosti a v souladu se zásadou proporcionality musí být v rovnováze s dalšími základními právy.

Správce OÚ zpracovává osobní údaje a další informace týkající se občanů a dalších subjektů údajů Správce OÚ v rámci pedagogické činnosti. Většina osobních údajů subjektů je tedy zpracovávána na základě povinností, uložených Správci OÚ zvláštními zákony, případně též smlouvami. Na taková zpracování osobních údajů o subjektech údajů se nevztahuje povinnost získat souhlas těchto osob. Pokud jsou některé osobní údaje zpracovávány mimo zákonnou povinnost, pak taková zpracování podléhají souhlasu občanů. Tato zpracování však Správce OÚ provádí jen výjimečně (např. při pořádání akcí, kdy je nutná předchozí registrace).

Ochrana fyzických osob se vztahuje jak na automatizované zpracování osobních údajů, tak na manuální zpracování. V zásadách a pravidlech ochrany fyzických osob, které Správce OÚ uplatňuje v souvislosti se zpracováním osobních údajů občanů (fyzických osob), respektuje Správce OÚ jejich základní práva a svobody, zejména právo na ochranu osobních údajů. Správce OÚ respektuje práva občanů, která jsou jim zaručena zákony, např. právo vědět a být informován zejména o tom, za jakým účelem se osobní údaje zpracovávají, případně období, po které budou uchovávány. Zásady ochrany osobních údajů se uplatňují na všechny informace, týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Správce OÚ zákonně zpracovává osobní údaje, protože je toto zpracování nezbytné pro výkon úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu (například výuka), nebo pro splnění povinností, uložených zákonem, nebo z důvodu oprávněných zájmů správce nebo třetí strany. Správce OÚ zpracovává osobní údaje občanů podle účelů zpracování v souladu s platnou legislativou pro ochranu osobních údajů, především se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění a s Nařízením EU 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR). Přesto má každý dotčený subjekt právo, vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se týkají jeho konkrétní situace. Správce OÚ pak subjektu prokáže závažnost a oprávněnost zájmů Správce OÚ, které nezasahují do zájmů nebo základních práv a svobod občana.

Jak jsou osobní údaje zpracovávány 

Zpracování osobních údajů Správcem OÚ je prováděno zákonným a spravedlivým způsobem, je pro občany (či jiné fyzické osoby) transparentní a informace a všechna sdělení, týkající se zpracování těchto osobních údajů, jsou snadno přístupné, srozumitelné a podávané jasnými a jednoduchými jazykovými prostředky. Při zpracování osobních údajů na základě souhlasu fyzické osoby, jsou tyto osoby upozorněny na případná rizika, vyplývající ze zpracování, a také na pravidla, záruky a práva, která existují v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou jednoznačné a legitimní a jsou stanoveny v okamžiku shromažďování osobních údajů. Rozsah shromažďovaných osobních údajů je vždy přiměřený, relevantní a omezený pouze na údaje nezbytné pro naplnění stanoveného účelu. Rovněž doba, po kterou jsou osobní údaje uchovávány, je omezena na nezbytné minimum. Při veškerém zpracování osobních údajů jsou aplikována opatření, která zaručují náležitou bezpečnost a důvěrnost těchto údajů, (např. zaručující zabránění neoprávněného přístupu k osobním údajům a k zařízení používanému k jejich zpracování).

Správce OÚ, jako správce osobních údajů, má odpovědnost za jakékoliv zpracování osobních údajů a na základě posouzení pravděpodobných a závažných rizik daného zpracování zavedl vhodná a účinná technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Součástí opatření pro zabezpečení osobních údajů jsou také pravidelná školení zaměstnanců, kteří zpracovávají osobní údaje fyzických osob. Od zaměstnanců na všech úrovních je vyžadován odpovědný, iniciativní a tvořivý přístup a respektování pravidel systémů zabezpečení osobních údajů.

V souvislosti s přechodem na novou legislativu pro ochranu osobních údajů v EU, tj. Nařízení EU 2016/679 (GDPR), provedl Správce OÚ nové posouzení vlivu všech zpracování na ochranu osobních údajů, s cílem posoudit konkrétní pravděpodobnost a závažnost rizik. Při tomto posouzení zohlednil Správce OÚ povahu, rozsah, kontext a účely zpracování a zdroje rizik. Opatření k zabezpečení systémů, informací, dat a osobních údajů a konkrétní technická, organizační a bezpečnostní opatření, která Správce OÚ přijal a průběžně zpřesňuje, aby zajistil soulad s Nařízením EU, jsou v této souvislosti nově rozpracována v interních dokumentech a směrnicích Správce OÚ. Součástí těchto opatření je i jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů.

Jaké osobní údaje zpracováváme 

Zpracováváme zejména osobní údaje související s těmito činnostmi:

Evidence žáků a související činnosti

• Účel zpracování: vedení evidence žáků, doklady o dosaženém vzdělání
• Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje, zvláštní kategorie OÚ
• Kategorie subjektu údajů: občané
• Kategorie příjemců údajů: správce + jiní příjemci – právnické osoby v ČR
• Doba uchování: 20 let

Personální a mzdová agenda

• Účel zpracování: zajištění pracovně právních vztahů a všech povinností s nimi spojených dle zákoníku práce a navazujících zákonů (zejména daně, sociální a zdravotní pojištění)
• Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje; citlivé údaje – zdravotní stav
• Kategorie subjektu údajů: zaměstnanci správce + osoby s jiným vztahem ke správci
• Kategorie příjemců údajů: správce + jiní příjemci – právnické osoby v ČR
• Doba uchování: až 50 let dle spisového řádu

Kniha úrazů a Záznamy o úrazu

• Účel zpracování: dokumentace předepsaná podle zákonů: Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
• Kategorie subjektu údajů: žáci, studenti, zaměstnanci
• Kategorie příjemců údajů: interní – správce osobních údajů, rodiče – zákonní zástupci žáků, stanovené orgány a instituce (dle okolností – Policie ČR, pojišťovna, zřizovatel školy, zdravotní pojišťovna, inspektorát České školní inspekce, oblastní inspektorát práce)
• Doba uchování: kniha úrazů - 5 let, záznamy o úrazu - 10 let

Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

• Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
• Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
• Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek vymazat Vaše osobní údaje. Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné (např. pokud pro jejich zpracování existuje zákonná povinnost).
• Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme
• Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
• Právo podat stížnost. Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržování povinností stanovených GDPR.
• Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, kdyby byly osobní údaje zpracovány: pro účel plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany, pro účely přímého marketingu, což zahrnuje také profilování s cílem přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby. V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Správce OÚ jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace pověřence pro ochranu osobních údajů:
Odpovědná osoba: Ing. Barbora Bahníková,
Kontaktní email: gdpr@barborabahnikova.cz

Na pověřence se můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty týkající se ochrany Vašich osobních údajů, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některých činností Správce OÚ.

Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní informace a konzultaci. Je vázaný mlčenlivostí a dodržuje důvěrnost. Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně samotný Správce OÚ (tj. 5. mateřská škola Dobříš).

Aktualizace

Průběžně můžeme toto Informační memorandum upravovat či aktualizovat (především z důvodu dodržení souladu s platnými právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů). Jakékoliv změny se stanou účinnými po zveřejnění aktualizovaného Informačního memoranda prostřednictvím internetových stránek 5. mateřské školy Dobříš.